Comment bien gérer ses archives papier ?

Les archives papier semblent parfois dépassées. Pourtant, elles continuent de jouer un rôle crucial, que ce soit à des fins personnelles ou professionnelles. La gestion des archives papier peut devenir un défi si elle est négligée, entraînant un encombrement, un manque d'organisation et même la perte d'informations importantes. Comment bien gérer alors ses archives papier ?  

Trier régulièrement

Gérer vos archives n’est sûrement pas une tâche facile. Consacrez du temps régulièrement, par exemple tous les mois ou tous les trimestres, pour trier les papiers à conserver 10 ans. Cela vous permettra de maintenir un espace de travail ordonné et d'éviter l'accumulation de documents inutiles.

Créez trois piles que vous pouvez nommer de la façon suivante: “conserver”, “jeter” et “à traiter". Examinez chaque document pour déterminer s'il est toujours nécessaire et utile. Jetez les documents périmés, obsolètes ou dont vous n'aurez plus besoin. Placez les documents nécessitant une action future dans la pile "à traiter".

Utiliser des classeurs ou des dossiers

Investir dans des classeurs ou des dossiers de qualité vous permettra de mieux organiser vos documents par catégorie. Vous pouvez utiliser des classeurs à anneaux ou des classeurs à levier, selon vos préférences. Identifiez les catégories les plus pertinentes pour vos besoins (par exemple : factures, contrats, relevés bancaires, assurances, impôts, etc.), puis créez un classeur séparé pour chaque catégorie.

Étiqueter clairement

Utilisez des étiquettes lisibles et explicites pour identifier le contenu de chaque classeur ou dossier. Indiquez clairement le nom de la catégorie ou le type de document que contient chaque classeur. Si vous avez des sous-catégories, étiquetez-les également pour une organisation encore plus précise.

Organiser par ordre chronologique

Classez les documents qui ont une importance chronologique (par exemple : relevés bancaires, factures, déclarations fiscales) en respectant l'ordre chronologique. Placez les documents les plus récents au-dessus de la pile pour faciliter l'accès.

Créer une section "à traiter"

Consacrez une partie de votre espace de rangement à une section "à traiter". Cela peut être un dossier distinct ou une partie spécifique dans un classeur. Placez-y les documents qui nécessitent une action ultérieure, tels que les factures à payer, les contrats à signer ou les documents à examiner attentivement. Veillez à les traiter rapidement pour éviter de les laisser s'accumuler.

Scanner les documents importants

Pour les documents essentiels tels que les contrats, les pièces d'identité, les relevés importants ou les reçus importants, envisagez de les numériser à l'aide d'un scanner. Stockez les versions numériques dans un emplacement sûr, tel qu'un disque dur externe chiffré ou un service de stockage en ligne sécurisé. Cela servira de sauvegarde en cas de perte, d'endommagement ou de vol des documents originaux.

Pour les documents contenant des informations sensibles, tels que les relevés de compte, les informations fiscales ou les contrats confidentiels, assurez-vous de les conserver dans un endroit sûr et verrouillé, comme un coffre-fort ou un tiroir verrouillé.

Définir une politique d'archivage 

Établissez des règles claires sur la durée de conservation des différents types de documents conformément aux réglementations locales et aux besoins de votre entreprise ou de votre domicile. Marquez les documents avec leur date de conservation et établissez un rappel pour vous-même lorsque leur période de conservation approche de son terme. Ensuite, détruisez-les de manière sécurisée s'ils ne sont plus nécessaires.

En conclusion, bien gérer ses archives papier est un élément très important. Le tri régulier des archives, le recours à des classeurs ou des dossiers bien étiquetés, ainsi que l'organisation chronologique des documents clés vous permettront de retrouver facilement les informations dont vous avez besoin.